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So wie sich die Vielfalt und Varianz Ihrer Produktpalette über Jahre entwickelt und zunehmend größer wird, tut es auch Ihre Dokumentation.

Die Herausforderung dabei: Die Variantenvielfalt soll sich gleichermaßen in der Betriebsanleitung wiederfinden. Die Übersetzungen sind je nach Kunden in Europa für jedes Dokument zwingend erforderlich, erhöhen damit die Anzahl der zu pflegenden Dokumente und auch die Multimedia-Anwendung soll sich aus den Inhalten der Anleitung zusammensetzen. Die Anforderungen an die Technische Dokumentation sind in den vergangenen Jahren enorm gestiegen – der Erstellungs- und Pflegeaufwand damit aber auch.

Um den Redaktionsprozess nachhaltig zu effizienter zu gestalten und zeitgleich die Qualität sowie den Output Ihrer Technischen Dokumentation erheblich zu steigern, erfordert es den Einsatz eines Redaktionssystems (CMS).

Alle gängigen Redaktionssysteme sind XML-basiert. Texte und Inhalte werden darin „Layout-unabhängig“ verarbeitet und können damit aus einer Quelle ohne Mehraufwand in verschiedenen Ausgabeformaten publiziert werden (Single-Source-Publishing).

In einem Redaktionssystem (CMS) werden Inhalte gemeinschaftlich erstellt, editiert und verwaltet. Einzelne Kapitel sollten vor dem Einsatz eines CMS modularisiert werden, sodass dann nur noch die einzelnen Text- und Bildbausteine in die Datenbank abgelegt werden. Mit der Vergabe von spezifischen Metadaten, die die Eigenschaft des einzelnen Bausteins beschreiben, wird eine spätere Wiederverwendung für alle Redakteure möglich. Die Wiederverwendung dieser Module zielt vor allem auf ein schnelleres Arbeiten und damit auf eine Steigerung der Produktivität Ihrer Technischen Redaktion ab.

Doch es ergeben sich mit dem Einsatz eines Content Management Sytems (CMS) noch viele weitere Vorteile für Ihre Redaktion und damit für Ihr Unternehmen:

  • Kollaboratives Arbeiten in verschiedenen Abteilungen durch die zentrale Ablage der Inhalte
  • Leichtes Auffinden der Inhalte durch die interne Datenbankstruktur
  • Einfache Versionierung und einhergehende Rekonstruktion der Dokumentenhistorie von Dokumenten durch den Erhalt älterer Daten
  • Schnelle Erstellung von Produktvarianten durch die modulare Struktur der Datenbank
  • Wiederverwendbarkeit von Inhalten und damit das Entfallen mehrfach erstellter Inhalte durch die modulare Struktur der Datenbank
  • Standardisiertes Layout durch DTDs
  • Qualitätssicherung durch mehrfache Verwendung von vorher geprüften Inhalten
  • Deutliche Reduzierung der Übersetzungskosten durch Translation Memory Systeme

Prozesse zu optimieren, hilft immer auch Ressourcen zu sparen und die Qualität der Arbeit sicherzustellen. Das gilt auch für die Technischen Dokumentation.

Wollen Sie Ihren Redaktionsprozess ab sofort standardisieren und damit effizienter gestalten?

Mit unserer Erfahrung helfen wir Ihnen gern dabei, den geeigneten CMS Anbieter für Ihre Bedürfnisse zu finden und Sie bei der Einführung und Umsetzung des Systems zu begleiten. Wir nehmen Sie auf diesem Weg Schritt für Schritt mit, finden ein passendes Modularisierungskonzept für Ihre bisherigen Dokumente, definieren Redaktions- und Grafikleitfäden und machen Ihre Technische Redaktion so fit für ein strukturiertes und standardisiertes Arbeiten.

Treten Sie mit uns in Kontakt unter cms@newkon.info.