^{© wladimir1804/AdobeStock}

Erstellung Ihres Redaktionsleitfadens

In vielen Unternehmen sehen technische Dokumente wie Betriebsanleitungen in Sachen Layout, Struktur, Sprache und Syntax auf den ersten Blick konsistent aus. Beim zweiten, genaueren Hinsehen offenbaren sich nicht selten auffällige Inkonsistenzen. Mit der Schaffung eines Redaktionsleitfadens oder einem Redaktionshandbuch wird der Technischen Redaktion eine Grundlage gegeben, nach gleichen qualitativen und quantitativen Maßstäben zu arbeiten.

Der individuelle Schreibstil eines jeden Redakteurs beeinflusst oft die Konsistenz und damit die Qualität von Dokumenten. Mit einem Redaktionshandbuch bekommt die Technische Redaktion die nötigen Richtlinien, um Dokumente zu produzieren, die im Erscheinungsbild und Formulierungen aus einem Guss sind.

Welche Inhalte für ein eigenes Redaktionshandbuch relevant sind und wie diese aufbereitet sind, müssen in enger Zusammenarbeit abgestimmt werden. Nach der Analyse Ihrer redaktionstypischen Prozesse ergeben sich zumeist die folgenden Eckpunkte für den Inhalt des Leitfadens:

• Zuständigkeiten: Die Festlegung von spezifischen Aufgaben wie z.B. Risikobeurteilung und deren Ansprechpartnern.
• Redaktionsstandards: Die Definition redaktioneller Prozesse anhand des Werdegangs Ihrer Dokumente.
• Strukturstandards: Verbindliche und klare Vorgaben für die Dokumentstruktur auf Basis Ihrer Dokumentationen.
• Layoutstandards: Die Definition von Schrifttypografie, Bildmerkmalen, Farbigkeiten, Logomerkmalen u.v.m.
• Terminologiestandards: Die Festlegung von häufig gebrauchten und essentiellen Termini, die Ihrem Corporate Wording entsprechen.
• Formulierungsstandards: Festlegung verbindlicher Formulierungen für Fließtexte und Handlungsanweisungen auf Basis Ihrer bestehenden Dokumentinhalte.
• Standards für Sicherheits- und Warnhinweise: Festlegung von Aussehen, Vorkommen und exakte Formulierungsvorgaben.

Der durchaus umfangreiche Arbeitsaufwand, der sich durch den Umfang der Erstellung eines firmenintern nutzbaren Redaktionshandbuches ergibt, zahlt sich schnell aus:

• Redaktionelles Arbeiten wird durch die Festlegung der Standards massiv erleichtert.
• Durch die Anwendbarkeit auf alle Ihre Dokumente erreichen Sie eine weitreichende Konsistenz und Qualität auch über Ihren eigenen Standort hinaus.
• Redaktions- und Terminologiestandards senken Ihre Kosten für Übersetzungen.
• Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter oder externe Dienstleister verkürzen sich, indem Ihr Redaktionshandbuch als Schulungsunterlage verwendet wird.
• Klar definierte Verantwortungsbereiche grenzen Arbeits- und Fachbereiche voneinader ab und definieren konkrete Schnittstellen.

Mit einem Redaktionshandbuch haben Sie DAS Werkzeug, Ihre redaktionellen Prozesse zu optimieren und damit nachhaltig Qualität sicherzustellen. Die im Redaktionshandbuch wiedergegebenen Standardisierungen sind dafür das Mittel zum Zweck.

Mit der Standardisierung und Optimierung Ihrer im Redaktionsleitfaden festgehaltenen Prozesse werden Qualitätsfortschritte in kürzester Zeit bemerkbar sein. Das erleichtert nicht nur Ihren Redakteuren die Arbeit, sondern verbessert natürlich auch die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.

Wollen auch Sie Ihre Redaktionsprozesse manifestieren und den Qualitätsstandard Ihrer Dokumente sichern? Dann kommen Sie mit uns in Kontakt und bestellen Sie Ihr eigenes Redaktionshandbuch unter handbucherstellung@newkon.info.